Perhimak UI

Do what you write

Write what you do

Sebuah kata mampu mengisyaratkan banyak hal, mampu menjadi sebuah penjabaran atas ketidaktahuan. Jika saja ia tersusun indah dan rapi, bukan tak mungkin kan lahir cerita melalui tautan itu. Seperti cerita yang dibangun atas nama Perhimak UI.

Otak manusia tak kan mampu merekam segala hal. Tertumpuk dia di bawah dengan pergantian memori. Pun ia mampu teringatkan kala ia tersentuh lewat pendokumentasian. Tentang bagaimana perjuangan dan langkah-langkah Perhimak kita, idealnya, saat ia terarsip baik.

Sebuah langkah awal disodorkan oleh para leader Perhimak UI dan disaat ia mulai dikepakkan sayapnya ke langit megah, tak jarang ia butuh topangan awal sebagai perizinan agar ia mulai merambah Sang Angkasa. Yah, itu sistem birokrasi dengan segala perizinan tertulis yang telah menjadi identik dirinya. Ataupun, tentang dia yang menjadi bank data.

Merupakan sedikit gambaran tentang bagaimana sebuah tugas dan peran dipersepsikan dalam sebuah departemen. Ialah ia, kesekretariatan yang mendapat pendelegasian tugas tersebut. Sebagai salah satu departemen vital Perhimak UI yang keberadaannya selalu diikutsertakan dalam periode kepengurusan, maka seyogyanya harus diikuti dengan pengembangan diri departemen, untuk semakin memperbarui sistem-sistem yang ada; birokrasi, pendokumentasian, persuratan, dan pengarsipan.

Apalagi dalam kaitan hubungan eksternal, dimana salah satu indikator penilaian Perhimak UI dilihat dari bagaimana birokrasi di dalamnya. Oleh karenanya, dirasa perlu bagi Departemen Kesekretariatan untuk melakukan pengembangan diri yang salah satunya melalui penyusunan program-program dengan baik.

Pada kepengurusan Perhimak UI 2011/2012, terdapat dua puluh tiga program kerja yang telah tersusun sebagai media teknis pelaksanaan tujuan, Perhimak UI yang terorganisir, yakni:

• Standar Operational Procedure (SOP) Rapat
• Presensi Rapat
• Sosialisasi Proker Perhimak
• Kalender Kegiatan
• Kotak Saran
• Mading Perhimak
• Amplop Perhimak
• Persuratan
• Kotak Permintaan Surat
• Database Perhimak
• Nomor Induk Anggota Perhimak
• Kartu Anggota Perhimak
• Album Perhimak
• Kalender Ulang Tahun Perhimak
• Notulensi per bidang
• Notulensi dan Pembukuan Notulensi
• Laporan Pertanggungjawaban per tiga bulan
• Evaluasi Tengah Tahun
• Laporan Peranggungjawaban Akhir Tahun
• Buku Kontak BPH dan Staf
• Kartu Nama BPH dan Staf
• Hardisk Eksternal
• Inventaris Perhimak

Kesemua yang telah tertulis dan pernah dideklerasikan keras di depan warga Perhimak UI dalam “Open House The Big Family of Perhimak UI”, merupakan modifikasi dari evaluasi tahun sebelumnya, yang diharapkan terjadi pengembangan departemen secara khusus dan menopang tujuan Perhimak UI agar tercipta semangat kontributif untuk Perhimak UI yang dewasa, berbudaya, dan diakui, secara umumnya.

Standar Operational Procedure (SOP) Rapat dan Presensi Rapat

Jika menginginkan sebuah sikap dilaksanakan, kemudian menjadi kebiasaan, dan menjadi budaya yang dilaksanakan dalam Perhimak UI, mungkin dengan menilik terlebih dahulu bagaimana mereka yang menjadi orang-orang di balik layar Perhimak UI. Secara gampang, demikian.

SOP rapat dan presensi rapat hanya merupakan sebuah paksaan kecil yang semoga mampu menjadikan budaya itu benar tertanam pada mereka yang ada di balik Perhimak UI. Tentang kedisiplinan yang coba dilatih untuk Perhimak UI ke depannya. Sehingga nantinya, kelancaran rapat dan pembahasan di dalamnya pun akan mampu tercapai dan dimengerti oleh semuanya. Dan menilai bagaimana keaktifan mereka dalam komitmennya.

Sosialisasi Proker Perhimak, Kalender Kegiatan Perhimak, Mading Perhimak, dan Kotak Saran

Jika dua arah itu lebih baik daripada satu arah, maka itu alasannya. Bahkan, ketika di dalamnya terisi dengan banyak cara-cara kecil.

Dua arah yang dimaksud adalah penyerangan secara lisan dan tertulis, yang terwakilkan dengan ucap saat sosialisasi dan kata dalam papan yang terpampang dalam muka wajah mereka yang melihatnya. Banyaknya data dan informasi yang ditampung dalam Departemen Kestari bukan semata-mata sebagai arsip dokumentasi yang tersembunyi, ia boleh dan berhak diketahui oleh warga Perhimak, sebatas konsumsi yang diperizinkan tentunya. Dalam hal ini, sosialisasi proker, kalender kegiatan Perhimak, madding Perhimak, dan kotak saran Perhimak, merupakan penjabaran dari yang dimaksudkan. Sosialisasi yang berlangsung tanggal 23 Oktober 2011 lalu telah mengkomunikasikan hal-al apa saja yang akan dilaksanakan selama satu tahun kepengurusan, yang secara tertulisnya dibuatkan dalam bentuk kalender kegiatan. Mading dan kotak saran Perhimak dimaksudkan untuk menghimpun aspirasi yang masuk dan/atau keluar. Seperti sebuah keseimbangan yang dirancang dan homeostatis.

Persuratan, Amplop Perhimak, dan Kotak Permintaan Surat

Persuratan merupakan kegiatan wajib yang dilakukan oleh Departemen Kestari. Baik dalam hal pembuatan surat keluar dan/atau pun penerimaan surat masuk yang ditujuan untuk Perhimak UI akan diarsipkan secara kontinyu dan di-update agar memberikan arsip data yang benar. Dalam hal persuratan keluar baik ditujukan internal maupun eksternal, amplop  dibutuhkan bukan hanya sekedar wadah, tetapi merujuk pada keseriusan dan keeksistensian Perhimak UI di luar yang diharapkan dapat memberikan citra positif untuk keberadaan Perhimak UI. Pun modifikasi untuk sistem permintaan dan pengeluaran surat yang didasar pada pembelajaran pengalaman dengan akhirnya menerbitkan SOP Permintaan surat sebagai cara atau langkah mengajukan permintaan surat. Diharapkan dapat memperbaharui sistem yang ada menjadi lebih baik. Sehingga kesan paksa dan mepet untuk pembutan surat sedikit banyak diminimalisasikan.

Database Perhimak, Nomor Induk Anggota Perhimak, Kartu Anggota Perhimak, Album Perhimak, & Kalender Ulang Tahun Perhimak

Tertanggal 14 Februari 2005. Lahir sebuah nama “Perhimak UI” yang berawal dari sebuah guyonan dan keinginan menyatukan mahasiswa Kebumen di UI dan agar menjadi keluarga yang tertata baik dan membawa semangat kebersamaan di dalamnya.

Bukan sebuah ketidaksengajaan ketika ia mulai tumbuh hingga menuju tahun ke-tujuh di usianya. Banyak pengorbanan dan cerita hingga akhirnya tercapai Perhimak UI yang sekarang. Mereka yang telah tergabung dalam pencapaian tersebut, tak ingin hanya hinggap lalu pergi tanpa ada sebuah catatan pasti, hingga akhirnya pendataan tentang mereka yang menjadi keluaga besar Perhimak UI pun dilakukan. Ingin agar ia tercatat dan terdata, Ingin agar ia terkenang, ingin agar ia merasa terakui dalam keluarga besar Perhimak UI, ingin agar ia datang dalam setiap acara yang diadakan Perhimak, ingin agar ia tak hilang dan membaur dalam pasir  di gurun.

Tentangnya, Departemen Kestari berusaha untuk mewujudkannya melalui: database Perhimak, nomor induk anggota Perhimak, kartu anggota Perhimak, album Perhimak, & kalender ulang tahun Perhimak. Terlebih dalam sebuah apresiasi kala mengingatkan akan hari lahir mereka.

Notulensi per bidang, Notulensi dan Pembukuan Notulensi, Laporan Pertanggungjawaban per tiga bulan, Evaluasi Tengah Tahun, & Laporan Peranggungjawaban Akhir Tahun

Pernah tercatat dalam lembar terpisah saat pembahasan mengenai Perhimak UI itu diadakan. Angin mudah saja menerbangkannya dan membiarkannya pergi, atau mungkin justru dianggap sebagai catatan tak bermakna. Padahal, ia adalah pembelajaran dan pengingatan tentang langkah yang pernah dilaluinya. Menjadi sangat penting untuk Perhimak UI yang diharapkan akan lebih baik. Oleh karenanya, sistem notulensi yang sudah berjalan dari dulu tidak lagi dengan menggunakan lembar-lembar yang kemungkinan hilang, lebih besar, melainkan menjadi padu untuk tersusun dalam buku khusus notulensi. Sehingga, ia hadir sebagai pengingat pun pembelajaran untuk kepengurusan tahun selanjutnya. Adapun notulensi per bidang adalah salah satu upaya untuk selalu memperhatikan perkembangan setiap departemen dalam Perhimak UI. Tujuannya bukan sekedar menambahkan tanggung jawab per departemen, tetapi sebagai pengevaluasian berkala per departemen.
Amanah yang telah diberikan pada kepengurusan Perhimak UI tahun sekarang, harus dipertanggungjawabkan. Itu alasannya kenapa laporan pertanggungjawaban ini diadakan. Ia sendiri terbagi lagi menjadi butir yang lebih kecil lagi, karena diharapkan pengevaluasian terhadap kinerja BPH Perhimak UI 2011/2012 ini bukan pamungkas, tetap menjadi langkah untuk me-refresh ulang yang pernah dilaksanakan. Dan modifikasi dalam masa kepengurusan itu. Ia terbagi dalam LPJ per tiga bulan, Evaluasi Tengah Tahan, dan LPJ Akhir Tahun.

Buku Kontak BPH – Staf & Kartu Nama BPH-Staf

Sebuah nama Perhimak UI telah diakui nyatanya sebagai organisasi professional-kekeluargaan. Bukan semata karena ia telah hadir lama mewarnai nuansa kampus perjuangan, tetapi karena lakon yang telah dibawakan atas nama Perhimak UI yang membuat orang lain mengenalnya dan mengingatnya. Karena ia telah tumbuh menjadi professional, yang telah dipandang penting bagi kebanyakan orang, makanya ia tak ingin redup. Mencoba untuk mengenalkannya pun membawakan kebanggaan bagi mereka pengurus Perhimak UI yang berdiri di balik Perhimak UI untuk merasakan juga eforia ketika nama itu menjadi bagian dirinya. Untuk semakin mengenalkan pada sekeliling tentang makna professional-kekeluargaan Perhimak UI melalui kartu nama pengurus dan buku kontak Perhimak UI sebagai media untuk semakin mempererat tali persahabatan. Hanya apresiasi kecil untuk para BPH dan staff dalam kepengurusan Perhimak UI 2011/2012.

Hardisk Eksternal & Inventaris Perhimak

Data telah dapat dikata banyak untuk ukuran sebuah flasdisk manakala ia menampungnya. Data pun terlalu riskan ketika ia harus terpencar jauh yang membuatnya sulit terintegrasikan. Datanya pun dapat saja hilang manakala mereka, pemegang data itu telah wisuda. Itu yang tidak diharapkan tentang semua data milik Perhimak UI. Pernah memilinya dan akhirnya tak tahu ia kemana arahnya. Berdasar hal-hal tersebut, makna hardisk eksternal menjadi penting. Agaknya bukan hanya data yang menjadi bagian dari kekayaan Perhimak UI, ada banyak hal lain yang Perhimak UI miliki yang jika ia tidak diinventariskan, besar kemungkinan ia hanya tertinggal kata pernah, pernah memiliki tetapi tak tahu dimana keberadaannya kini. Inventaris Perhimak merupakan program kerja yang ditujukan bagi penelusuran barang-barang milik Perhimak UI agar ia terdata dan dapat diamankan posisinya agar kemungkinan kehilangan, menjadi berkurang.

Demikian penjabaran singkat mengenai program kerja yang telah tersusun atas nama Departemen Kesekretarian Perhimak UI 2011/2012. Ini baru awal yang berujung panjang diakhirnya, untuk sebuah waktu yang berjarak satu tahun kepengurusan. Semoga ia terlaksana dengan maksimal, seperti sebuah perencanaan yang telah dibuat di awal. Seperti sebuah kesepakatan yang terucap manis kala mereka, Laeli Nur  Maeni, Ida Mawarni, Eka Widowati, Eki Ryan Setiowati, Fuzna Alfiani, dan Rheta Veda Nugraha tergabung dalam penggerak departemen ini. Untuk Perhimak UI yang terorganisir, rapi, dan sistematis. Terima kasih…

Depok, 10 November 2011

Created by Ralia

With Love